Verfahrens- dokumentation

Die 7 W’s der Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD* beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich:

  • der Entstehung (Erfassung)
  • der Indizierung,
  • der Verarbeitung und der Speicherung,
  • dem eindeutigen Wiederfinden,
  • der maschinellen Auswertbarkeit,
  • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
  • der Reproduktion der archivierten Informationen (Tz 152).

Welchen Zweck verfolgt die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation dient zur Erfassung der steuer- und handelsrechtlichen Informationen in einem Unternehmen. Sie dient der Dokumentation darüber, wie Belege im Unternehmen entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante elektronische Dokumente nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt, muss auf Nachfrage des Finanzamtes ​​eine Verfahrensdokumentation vorzeigen können. Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Unterlagen der Arbeitsanweisungen und Organisation (§257 Abs. 1 HGB* bzw. § 147 Abs. 1 AO*). Die Aufbewahrungspflicht jeder Version der Verfahrensdokumentation beträgt 10 Jahre.

Welche Folgen können aus einer fehlenden Verfahrensdokumentation resultieren?

Immer häufiger verlangen Betriebsprüfer nach einer Verfahrensdokumentation, daher sollte jedes Unternehmen auf Verlangen eine aktuelle und vollständige Verfahrensdokumen​​tation vorlegen können. Kann ein Unternehmen auf Nachfrage keine Verfahrensdokumentation vorzeigen, besteht die Gefahr von Hinzuschätzungen oder auch Bußgeldern im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Aus den GoBD ergeben sich folgende Anforderungen an die Aufzeichnung und Aufbewahrung von buchführungsrelevanten Dokumenten sowie solchen Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, sowohl auf Papier als auch in elektronischer Form.

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung (inklusive der Zeitgerechtigkeit)
  • Belegwesen (Belegfunktion)
  • Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grundbuchaufzeichnung, Journal- und Kontenfunktion)
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Datensicherheit
  • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  • Aufbewahrung
  • Datenzugriff
  • Zertifizierung und Software-Testate und
  • Anwendungsregelungen

Was sind meine Vorteile aus der Erstellung der Verfahrensdokumentation?

Durch die Verfahrensdokumentation ist Ihr Unternehmen in der Lage den Nachweis zu erbringen, dass die digitale Buchführung und die Aufbewahrung der Belege die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt.

Eine vorhandene Verfahrensdokumentation verhindert den Verdacht auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit.

Bestehende Prozesse werden dokumentiert und gegebenenfalls auch hinterfragt. Es besteht die Möglichkeit Prozessabläufe zu optimieren und eingefahrene Strukturen kritisch zu betrachten.

Durch die Verfahrensdokumentation und das revisionssichere Archiv können Papierbelege vernichtet werden.

Wie unterstützen wir Sie dabei?

Gemeinsam können wir die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen hinsichtlich Organisation, Dokumentenablage und Dokumentation überprüfen und optimieren.

Wir erarbeiten mit Ihnen zusammen eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation und entwickeln mit Ihnen Ihre individuelle Digitalstrategie. Auch bei Änderungen der Prozesse in Ihrem Unternehmen stehen wir Ihnen jederzeit zu Seite, um die Dokumentation aktuell zu halten.

Sprechen Sie uns an.

 

*GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

* HGB = Handelsgesetzbuch

* AO = Abgabenordnung